E-mail verhuizen naar een nieuwe server via IMAP

Stap je over naar een nieuwe hosting- of e-mailprovider, dan wil je je e-mail verhuizen zonder ook maar een bericht te verliezen. Door je mailboxen te migreren via IMAP kopieer je al je bestaande berichten, mappen en aliassen netjes naar de nieuwe server, terwijl je oude mail bereikbaar blijft. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je e-mail verhuist naar een nieuwe server: van het inventariseren van je mailboxen tot het opnieuw instellen van je MX-records en van SPF, DKIM en DMARC.

Wat betekent e-mail verhuizen precies?

E-mail verhuizen betekent dat je je mailboxen en alle bestaande berichten van de ene mailserver naar de andere overzet. Het gaat om twee losse zaken: de mailboxen met je berichten, die op de server staan, en de DNS-records die bepalen waar nieuwe e-mail naartoe gaat.

IMAP (Internet Message Access Protocol) is hierbij je belangrijkste hulpmiddel. Bij IMAP blijven je berichten op de server staan in plaats van alleen lokaal op je computer. Daardoor kun je een volledige kopie van de ene server naar de andere synchroniseren, inclusief mappen en leesstatus. Gebruikte je vroeger POP3, dan staan berichten misschien alleen lokaal in je e-mailclient. Controleer dat eerst.

Belangrijk om te weten: het aanmaken van mailboxen en het kopiëren van berichten staat los van het wijzigen van je MX-records. Pas als je berichten veilig op de nieuwe server staan, laat je met de MX-records nieuwe e-mail naar de nieuwe server komen. Verhuis je tegelijk je website? Combineer deze stappen dan met ons stappenplan om je website te verhuizen naar LJPc.

Voorbereiding: inventariseren en de TTL verlagen

Een goede voorbereiding voorkomt verrassingen. Breng eerst in kaart wat je precies verhuist.

• Alle mailboxen (de volledige e-mailadressen) en hun wachtwoorden.
• Aliassen en doorstuuradressen (forwarders).
• Automatische antwoorden, zoals vakantiemeldingen, en je mailfilters of regels.
• Je huidige server- en poortinstellingen, zodat je die als bron kunt gebruiken.

Verlaag daarnaast een dag of twee van tevoren de TTL (time to live) van je MX-record naar bijvoorbeeld 300 seconden. De TTL bepaalt hoe lang DNS-servers een record onthouden. Een lage TTL zorgt dat de latere wijziging van je MX-records snel wordt opgepikt, waardoor de overgang korter duurt.

Stap voor stap: e-mail verhuizen zonder berichten kwijt te raken

Hieronder staat de complete volgorde. Werk de stappen van boven naar beneden af.

1. Inventariseer je mailboxen, aliassen en doorstuurregels.
2. Maak dezelfde mailboxen aan in Plesk op de nieuwe server.
3. Synchroniseer je bestaande mail via IMAP naar de nieuwe server.
4. Wijzig de MX-records zodat nieuwe e-mail naar de nieuwe server gaat.
5. Wacht op de DNS-propagatie en houd beide mailboxen even actief.
6. Doe een laatste synchronisatie en stel je e-mailclients opnieuw in.

De belangrijkste stappen lichten we hieronder verder toe.

1. Mailboxen en aliassen aanmaken in Plesk

Maak op de nieuwe server voor elk e-mailadres een mailbox aan. Bij LJPc beheer je e-mailadressen in Plesk. Ga naar Websites en domeinen, open het tabblad E-mail en kies E-mailadres aanmaken. Gebruik precies dezelfde adressen als op de oude server en stel per adres een wachtwoord in.

Maak ook je aliassen en doorstuuradressen opnieuw aan. Een alias levert e-mail af in een bestaande mailbox, terwijl een doorstuuradres e-mail naar een ander adres stuurt. Zet automatische antwoorden pas aan nadat de verhuizing klaar is, zodat je testberichten geen vakantiemelding uitlokken.

2. Bestaande mail synchroniseren via IMAP

Nu kopieer je alle bestaande berichten van de oude naar de nieuwe server. Dit doe je zolang beide mailboxen nog bestaan. Er zijn twee gangbare methodes.

Optie A: ImapSync. ImapSync is een gespecialiseerd, open source migratieprogramma dat mailboxen van server naar server kopieert. Het is de snelste en meest betrouwbare methode voor grotere hoeveelheden mail. Een basiscommando ziet er zo uit:

imapsync \
  --host1 oude-server.voorbeeld.nl --user1 jij@jouwdomein.nl --password1 'oud-wachtwoord' --ssl1 \
  --host2 ljpc.email --user2 jij@jouwdomein.nl --password2 'nieuw-wachtwoord' --ssl2 \
  --automap --syncinternaldates

Hierbij is host1 je oude server en host2 de nieuwe server (ljpc.email). De optie --automap koppelt speciale mappen zoals Verzonden en Prullenbak automatisch, en --syncinternaldates behoudt de originele datums van je berichten. Draai het commando eerst met --dry om te testen zonder iets te kopiëren. Je kunt ImapSync gerust meerdere keren draaien: alleen nieuwe berichten worden dan overgezet en dubbele berichten worden overgeslagen.

Optie B: een e-mailclient met beide accounts. Heb je maar een paar mailboxen, dan kan het ook met een e-mailprogramma zoals Thunderbird, Outlook of Apple Mail. Voeg zowel je oude als je nieuwe account als IMAP-account toe. Wacht tot beide accounts volledig zijn ingeladen en sleep of kopieer daarna de mappen en berichten van het oude account naar het nieuwe. Omdat IMAP alles op de server bijwerkt, staan de berichten daarna ook op de nieuwe server.

3. MX-records wijzigen naar de nieuwe server

Zodra je bestaande mail op de nieuwe server staat, laat je ook nieuwe e-mail naar die server komen. Dat regel je met het MX-record van je domein. Het MX-record (mail exchanger) bepaalt welke server inkomende e-mail voor je domein ontvangt.

Beheert LJPc je DNS via onze nameservers, dan staat het MX-record na het aanmaken van je mailboxen meestal al goed en hoef je niets te wijzigen. Staat je DNS ergens anders, wijzig dan het MX-record naar de mailserver die LJPc je opgeeft. Verwijder oude MX-records van de vorige provider, zodat e-mail niet per ongeluk naar de oude server blijft gaan.

4. Wachten op DNS-propagatie en een laatste synchronisatie

Na het wijzigen van het MX-record duurt het even voordat alle DNS-servers wereldwijd de nieuwe waarde kennen. Dit heet DNS-propagatie en kan, afhankelijk van je TTL, enkele minuten tot enkele uren duren.

Tijdens dit venster kan e-mail nog op de oude server binnenkomen. Houd daarom je oude mailbox nog minstens een paar dagen actief. Draai op het eind ImapSync nog een keer, zodat berichten die tijdens de propagatie op de oude server aankwamen alsnog naar de nieuwe server worden gekopieerd. Zo raak je niets kwijt.

5. E-mailclients instellen met de nieuwe servergegevens

Stel tot slot je e-mailprogramma's en telefoons in op de nieuwe server. Gebruik bij LJPc de volgende gegevens:

Test daarna of je een e-mail kunt versturen en ontvangen. Werkt uitgaande mail niet op poort 465, probeer dan poort 587 met STARTTLS, of andersom.

SPF, DKIM en DMARC opnieuw instellen na de verhuizing

Je verstuurt nu e-mail via een nieuwe server. De regels die aangeven welke servers namens jouw domein mogen verzenden, moet je daarom controleren en bijwerken. Anders belandt je uitgaande e-mail sneller in de spam.

SPF. Het SPF-record vertelt ontvangers welke servers e-mail voor jouw domein mogen versturen. Pas het aan zodat het de nieuwe mailserver toestaat en verwijder de verwijzing naar je oude provider als je die niet meer gebruikt.

DKIM. DKIM ondertekent je uitgaande e-mail met een digitale handtekening. Plesk maakt op de nieuwe server een nieuwe DKIM-sleutel aan, dus het oude DKIM-record werkt niet meer. Zet DKIM aan in Plesk, onder het tabblad E-mail bij de e-mailinstellingen, en publiceer het nieuwe DKIM-record in je DNS. Plesk laat bij "externe DNS configureren" precies zien welke waarde je nodig hebt.

DMARC. Het DMARC-record vertelt ontvangers wat ze moeten doen met e-mail die niet door SPF of DKIM komt. Het record zelf hoef je meestal niet te wijzigen, maar controleer wel of SPF en DKIM na de verhuizing weer kloppen, zodat DMARC blijft slagen.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Kom je er niet uit? Neem contact op met support, dan kijken we met je mee. Wil je de verhuizing liever niet zelf doen, dan helpt ons team je graag verder.