Mailbox opheffen of verhuizen: zo bewaar je je e-mail

Hef je een mailbox op of verhuist je domein naar een andere provider, dan gaat je oude mail niet vanzelf mee. Kopieer je berichten eerst via IMAP naar je nieuwe mailbox of exporteer ze naar een bestand op je computer, en verwijder de mailbox pas daarna. Verwijderen in het klantenportaal of in Plesk is definitief, dus met deze volgorde houd je al je mappen, verzonden berichten en bijlagen.

Hieronder lees je wat er met je mail gebeurt als je domein of mailbox vertrekt, welke manier van bewaren bij jou past, hoe je een mailbox veilig opheft en waarom je na een verhuizing soms dubbele mails ziet.

Wat gebeurt er met je mail als je domein of mailbox vertrekt?

Je mail bestaat uit twee delen: de berichten die al in je mailbox staan, en de nieuwe mail die nog binnenkomt. Waar nieuwe mail binnenkomt, bepaalt het MX-record van je domein. Je bestaande berichten blijven staan waar ze staan, tot jij ze kopieert of verwijdert.

Een domeinverhuizing verplaatst dus alleen de registratie. In welke volgorde je domein, website en mail samen naar een andere provider gaan, lees je in verhuiscode opvragen en je domein verhuizen. Wat er bij opzeggen precies gebeurt en welke opzegtermijn geldt, staat in abonnement opzeggen.

Blijft je website bij ons en gaat alleen je mail weg? Zolang de mail voor je domein bij ons aan staat, bezorgt onze server mail die vanaf dezelfde server naar je domein gaat, zoals berichten van het contactformulier van je website, in je oude mailbox bij ons. Staat je mail veilig bij je nieuwe provider, maak dan een supportticket aan, dan zetten we de mail voor je domein bij ons uit. Dat verwijdert alle mailboxen van dat domein bij ons, dus doe het pas als je berichten zijn overgezet.

Je mail bewaren: welke manier past bij jou?

Gebruikte je mailprogramma POP3, dan heeft het je mail meestal van de server opgehaald en staat die alleen nog op je computer. Kijk daarom eerst in LJPc webmail wat er nog op de server staat. Mail die alleen in je mailprogramma staat, kopieer of exporteer je vanuit dat programma. Het verschil tussen IMAP en POP3 lees je in IMAP, POP3 en SMTP vergeleken.

Je mail kopiëren naar een nieuwe provider

De meeste mailproviders hebben een importfunctie die je oude mailbox via IMAP uitleest en alles in je nieuwe mailbox zet. Bij Microsoft 365 heet dat een IMAP-migratie in het Exchange-beheercentrum, bij Google Workspace de gegevensmigratie in de Admin-console. Gebruik je een persoonlijk Gmail-account, dan lees je over eenmalig importeren in e-mail instellen in Gmail. De importfunctie vraagt om deze gegevens van je mailbox bij ons:

Ken je het wachtwoord niet meer, stel dan een nieuw in via het klantenportaal, zoals beschreven in e-mailadres aanmaken in het klantenportaal. Werk het daarna ook bij op je apparaten. Alle instellingen van je mailbox, ook die voor versturen, staan in e-mail instellen op je telefoon en computer.

Zo houd je de overstap overzichtelijk:

1. Maak bij je nieuwe provider dezelfde adressen aan.
2. Start de import met de gegevens hierboven. Heeft je nieuwe provider geen importfunctie, zet dan je oude en je nieuwe account allebei in een mailprogramma en sleep de mappen van het oude naar het nieuwe account. Beide routes, en het programma imapsync, staan in e-mail verhuizen naar een nieuwe server.
3. Controleer in de webmail van je nieuwe provider of alle mappen er staan en of het aantal berichten per map klopt.
4. Laat pas daarna de MX-records naar je nieuwe provider wijzen. Hoe je records aanpast, lees je in DNS-records beheren.
5. Kwam er tijdens het omzetten nog mail bij ons binnen, kopieer dan alleen die berichten na. De meeste importfuncties hebben daarvoor een aanvullende synchronisatie die bestaande berichten overslaat.

Je mail exporteren naar een bestand

Wil je je mail als archief op je eigen computer of externe schijf bewaren, exporteer hem dan uit je mailprogramma of uit webmail. Een mailprogramma exporteert wat het op je computer heeft staan: wacht dus tot het klaar is met synchroniseren.

Outlook

1. Kies in de klassieke Outlook voor Windows Bestand, Openen en exporteren en dan Importeren/exporteren.
2. Kies Exporteren naar een bestand en daarna Outlook-gegevensbestand (.pst).
3. Selecteer je e-mailadres, laat Inclusief submappen aangevinkt en kies met Bladeren waar het bestand komt.
4. Klik op Voltooien. Een wachtwoord voor het bestand mag je leeg laten.

In de nieuwe Outlook voor Windows ga je naar Instellingen, Bestanden (in het Engels Files) en Exporteren; daar kies je het hele postvak of losse mappen. De actuele stappen staan bij Microsoft in e-mail exporteren naar een .pst-bestand. Hoe je je adres daarna uit Outlook haalt, lees je in e-mail instellen in Outlook en een account weer verwijderen.

Apple Mail op de Mac

Selecteer de postbussen die je wilt bewaren en kies Postbus en dan Exporteer postbus. Mail bewaart ze als mbox-bestand, dat je in Apple Mail en veel andere programma's weer inleest. Meer hierover staat in e-mail instellen in Apple Mail op je Mac.

Thunderbird

Installeer de add-on ImportExportTools NG (voor Thunderbird 140 en nieuwer). Klik daarna met de rechtermuisknop op een map, kies ImportExportTools NG en exporteer de map als mbox-bestand of alle berichten als losse .eml-bestanden. Hoe je Thunderbird instelt, lees je in e-mail instellen in Thunderbird.

Webmail

1. Log in op ljpc.email met je e-mailadres en wachtwoord en open de map die je wilt bewaren.
2. Klik boven de berichtenlijst op Selecteer en kies Allemaal, of selecteer de berichten die je wilt hebben.
3. Klik op Meer en dan op Exporteren.
4. Kies Mbox-formaat (.zip) voor één bestand per map, of Maildir-formaat (.zip) voor een losse .eml per bericht. Heb je één bericht geselecteerd, dan kies je Bron (.eml).

Per download kan er 50 MB aan berichten mee. Een grotere map download je in delen, bijvoorbeeld per jaar, of je exporteert hem uit je mailprogramma.

Back-up in Plesk

In Plesk maak je met Backup Manager een back-up waarin je mailboxen zitten (vink Mail messages aan). Zo'n back-up is in het eigen formaat van Plesk: ideaal om later één mailbox of je hele domein in Plesk terug te zetten. Wil je je mail lezen in een mailprogramma, gebruik dan een van de manieren hierboven. Hoe je een back-up maakt, downloadt en terugzet, staat in back-up website maken. Plesk open je met één klik vanuit het portaal, zoals beschreven in Plesk openen vanuit het klantenportaal.

Een mailbox veilig opheffen: stap voor stap

1. Kijk of het adres nog in gebruik is. Ga in het klantenportaal naar Diensten, Sites en je site. In het blok E-mailadressen zie je bij Laatst geopend wanneer de mailbox voor het laatst is gebruikt. Vraag ook na wie het adres nog leest.
2. Bewaar de mail die je wilt houden met een van de manieren hierboven, en controleer of alles er is.
3. Haal het account weg van alle telefoons, tablets en computers. Een apparaat dat blijft inloggen op een adres dat niet meer bestaat, laat de mailserver je IP-adres blokkeren: na 5 pogingen binnen 30 minuten kan dat voor 7 dagen zijn, voor iedereen op hetzelfde netwerk. Hoe dat werkt, lees je in wat is fail2ban. Op een iPhone of iPad volg je e-mailaccount verwijderen op je iPhone of iPad.
4. Verwijder het adres. Klik in het blok E-mailadressen bij het adres op het prullenbakje en bevestig de vraag "Weet je zeker dat je dit e-mailadres wilt verwijderen?". In Plesk vink je onder Mail het adres aan, klik je op Remove en bevestig je.
5. Houd het adres desgewenst bereikbaar. Wil je dat mail aan het oude adres nog aankomt, maak het dan in Plesk aan als alias van een andere mailbox, bijvoorbeeld van info@jouwdomein.nl. Hoe dat gaat, staat in e-mail doorsturen en aliassen instellen.

Je mail telt mee in de opslag van je hostingpakket, dus met het opheffen van een volle mailbox maak je ook ruimte vrij. Hoeveel je pakket gebruikt, lees je in opslaggebruik controleren.

Hoe zie je of een mailbox nog mail bevat?

• In webmail. Log in op ljpc.email met het adres en kijk in alle mappen, ook Verzonden en Archief. Dat is de zekerste manier.
• In Plesk. Onder Mail staat bij elk adres hoeveel ruimte de mailbox gebruikt. Een lege mailbox is nooit precies 0: de server houdt er een paar kleine beheerbestanden in bij. Een paar kB betekent dus vrijwel altijd dat er niets in staat.
• Bij een doorstuuradres. Een adres dat alleen doorstuurt, heeft geen mailbox. Daar staat dus ook geen mail op de server.

Dubbele mails na een verhuizing: hoe komt dat?

Zie je na een verhuizing berichten twee of meer keer, dan is dezelfde mail meer dan één keer naar je nieuwe mailbox gekopieerd. Dat gebeurt vooral in deze gevallen:

• De importfunctie van je nieuwe provider heeft alles gekopieerd, en daarna zijn de mappen ook nog met de hand in een mailprogramma overgesleept.
• Een export, zoals een .pst-bestand, is geïmporteerd in een account dat de mail al had. Bij IMAP zet je mailprogramma alles wat je importeert opnieuw op de server, ook berichten die er al stonden.
• Een kopie in een mailprogramma is twee keer gestart, of een tweede keer zonder dat bestaande berichten werden overgeslagen.

Je voorkomt het door één route te kiezen en die af te maken. Kijk eerst in de webmail van je nieuwe provider wat er al staat voordat je zelf iets kopieert, en bewaar een export als archief in plaats van hem in je nieuwe mailbox te importeren.

Zijn de dubbele berichten er al, dan ruim je ze per map op. In Thunderbird helpt de add-on Remove Duplicate Messages: die zoekt dubbele berichten in een map en verwijdert ze in één keer, ook op de server als je IMAP gebruikt. In andere programma's sorteer je de map op datum of onderwerp, zodat de dubbele berichten onder elkaar staan.

Hulp nodig?

Twijfel je welke route het beste past, of lukt het overzetten niet? Maak een supportticket aan en noem het adres waar het om gaat, dan kijken we met je mee. Kom je juist naar LJPc hosting, dan lees je in e-mail verhuizen naar een nieuwe server hoe je je mail naar ons meeneemt.