Mailbox vol? Zo maak je ruimte vrij en pas je de maximale grootte aan

Je mailbox is vol als hij de maximale grootte heeft bereikt die voor die mailbox geldt. Nieuwe mail voor dat adres wordt dan geweigerd en de afzender krijgt een retourbericht. Je lost het op door grote en oude berichten op te ruimen en de prullenbak te legen, of door in Plesk de maximale grootte van de mailbox te verhogen.

Hoe merk je dat je mailbox vol is?

• Afzenders krijgen een retourbericht. In dat automatische bericht (een bounce) staan meestal de woorden quota exceeded of mailbox full. Het bericht is niet afgeleverd en komt ook later niet vanzelf binnen: de afzender moet het opnieuw sturen nadat je ruimte hebt gemaakt.
• Je mailprogramma kan iets niet opslaan. Versturen lukt vaak nog, maar je mailprogramma meldt dat het een kopie in Verzonden of een concept niet kan bewaren.
• Je krijgt bij 95 procent een waarschuwing. In je mailbox verschijnt een Engelstalige mail van postmaster met het onderwerp Mailbox usage exceeded 95% of quota limits. Die komt van onze mailserver zelf en bevat alleen tekst, zonder links. Ruim op of verhoog de grootte voordat de laatste 5 procent vol is.

Mailbox vol of hostingpakket vol: wat is het verschil?

Bij LJPc hosting maak je onbeperkt mailboxen aan. Ze delen samen met je website en databases de opslag van je hostingpakket, en een mailbox kan daarnaast een eigen maximale grootte hebben. Dat zijn twee verschillende grenzen:

De opslag van je hostingpakket is een zachte limiet. Kom je erboven, dan blijven je website en e-mail werken en krijg je van ons een mail met de verdeling over website, e-mail en databases. Je hebt dan 7 dagen om ruimte vrij te maken of een groter pakket te kiezen. Daarna rekenen we 3 euro per begonnen GB per maand boven de limiet, exclusief btw, tot je weer onder de limiet zit. Meer daarover lees je in opslaggebruik controleren en beheren en hostingpakket wijzigen.

Hoe groot is je mailbox?

• In Plesk. Open Plesk vanuit het klantenportaal (zie Plesk openen vanuit het klantenportaal) en klik links op Mail. Op het tabblad Email Addresses zie je per adres in de kolom Usage hoeveel de mailbox gebruikt en wat de maximale grootte is, bijvoorbeeld "1.2 GB used of 2 GB". Staat er Unlimited, dan groeit de mailbox mee binnen de opslag van je pakket.
• In het klantenportaal. Op de pagina van je site staat in het blok Siteoverzicht bij Schijfruimte hoeveel al je mailboxen samen gebruiken, naast je website en databases.
• In de webmail. Op ljpc.email klik je op Instellingen en Mappen, en daarna op een map. Onder Informatie zie je hoeveel berichten erin staan en hoe groot de map is. Zo vind je snel de map die de meeste ruimte inneemt.

Ruimte vrijmaken in je mailbox

Alles in je mailbox telt mee: ook Verzonden, Prullenbak en Spam. Zo maak je in de webmail de meeste ruimte vrij:

1. Log in op ljpc.email. Hoe dat gaat, lees je in LJPc webmail: inloggen en je mail lezen.
2. Leeg de mappen Prullenbak en Spam: klik op Instellingen en Mappen, kies de map en klik bovenaan op Legen.
3. Zoek de grootste berichten op. Open een map, klik boven de berichtenlijst op Opties, kies bij Sorteer op kolom de optie Grootte en bij Sorteervolgorde de optie aflopend, en klik op Opslaan. De zwaarste berichten staan nu bovenaan.
4. Bewaar bijlagen die je nog nodig hebt op je computer en verwijder daarna de berichten. Doe dat ook in Verzonden: daar staan vaak grote bijlagen die je zelf hebt gestuurd.
5. Leeg tot slot de Prullenbak opnieuw. Zolang een bericht daar staat, telt het mee.

In een mailprogramma als Outlook, Apple Mail of Thunderbird werkt het op dezelfde manier: sorteer de berichtenlijst op grootte en maak daarna de Prullenbak (of Verwijderde items) leeg. Sommige programma's zetten een verwijderd bericht eerst alleen een streep door; zo'n bericht telt mee tot je de map opschoont.

Wil je oude mail bewaren zonder dat hij ruimte op de server inneemt? Exporteer hem dan naar een bestand op je computer, zoals beschreven in mailbox opheffen of verhuizen: zo bewaar je je e-mail. Gebruik je POP3 en laat je een kopie op de server staan, stel dan in je mailprogramma in dat het die kopie na een aantal dagen van de server verwijdert. Het verschil tussen IMAP en POP3 lees je in IMAP, POP3 en SMTP vergeleken.

Tip: kies in de webmail onder Instellingen en Serverinstellingen bij Prullenbak legen bij uitloggen bijvoorbeeld ouder dan 30 dagen en klik op Opslaan. Elke keer dat je uitlogt, verwijdert de webmail dan de berichten in je prullenbak die ouder zijn dan 30 dagen.

De maximale grootte van een mailbox aanpassen in Plesk

1. Log in op het klantenportaal, open de pagina van je site en klik in het blok Siteoverzicht op Inloggen in Plesk.
2. Klik in het menu links op Mail. Op het tabblad Email Addresses staan al je e-mailadressen.
3. Klik op het e-mailadres dat vol zit. Het tabblad General opent.
4. Kies bij Mailbox een van de twee opties:
   • Default size: de standaardgrootte voor mailboxen in je pakket. Tussen haakjes staat hoeveel dat is.
   • Another size: een eigen grootte. Vul een getal in en kies KB, MB, GB of TB.
5. Klik onderaan op OK. Nieuwe mail komt daarna weer binnen.

Een eigen grootte kan niet hoger zijn dan de standaardgrootte van je pakket; dat staat ook onder het veld. Heb je een grotere mailbox nodig dan de standaardgrootte toelaat, neem dan contact op met support, dan kijken we met je mee. Houd er rekening mee dat een grotere mailbox ook meer van de opslag van je hostingpakket gebruikt.

Een nieuwe mailbox aanmaken en de standaardinstellingen daarbij lees je in e-mailadres aanmaken in Plesk.

De mailbox van de ontvanger zit vol

Krijg je zelf een retourbericht nadat je iemand hebt gemaild, met daarin bijvoorbeeld 552 5.2.2, mailbox full of over quota? Dan zit de mailbox van de ontvanger vol en is je bericht niet afgeleverd. Aan je eigen mailbox hoef je dan niets te doen. Laat de ontvanger het via een andere weg weten, bijvoorbeeld telefonisch, en stuur je bericht opnieuw zodra er weer ruimte is.

Gaat het om de melding E-maillimiet overschreden, dan gaat het om het aantal berichten dat je per uur verstuurt. Dat lees je in verzendlimiet van je e-mail. Andere foutmeldingen en retourberichten vind je in e-mailproblemen oplossen.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of wil je weten welke grens er voor een mailbox geldt? Bel ons op 085 130 6429, mail naar support@ljpc.nl of maak een supportticket aan. We helpen je graag verder.