E-mailproblemen oplossen: veelvoorkomende oorzaken

E-mail hoort gewoon te werken, dus het is extra vervelend als een bericht niet aankomt of in de spam verdwijnt. Gelukkig kun je veel e-mailproblemen oplossen zonder direct hulp in te schakelen. In dit artikel loop je de zes meestvoorkomende situaties langs: je kunt niet verzenden, je ontvangt niets, je mail belandt bij de ontvanger in de spam, je mailbox zit vol, je bijlagen worden geblokkeerd, of een specifieke ontvanger krijgt je bericht niet. Per probleem lees je de waarschijnlijke oorzaak en een concreet stappenplan.

E-mailproblemen oplossen: begin met deze snelle controles

Voordat je in de techniek duikt, sluit je met een paar controles de simpele oorzaken uit. Vaak vind je het probleem al in deze stap.

• Log in op de webmail via ljpc.email en stuur een testbericht naar jezelf. Werkt dat wel, dan zit het probleem in je e-mailprogramma of apparaat en niet in de mailbox zelf.
• Controleer je wachtwoord. Heb je het onlangs gewijzigd, werk het dan bij op al je apparaten: telefoon, laptop en tablet.
• Controleer je internetverbinding en probeer eventueel een ander netwerk.
• Noteer de exacte foutmelding of, bij een geweigerd bericht, de volledige bounce (het automatische retourbericht). Die tekst wijst vaak recht naar de oorzaak.

Je kunt geen e-mail verzenden

Kun je wel ontvangen maar niet verzenden, dan ligt het bijna altijd aan de uitgaande server (SMTP) of aan de authenticatie. Controleer in je e-mailprogramma de instellingen voor uitgaande post:

• Uitgaande server (SMTP): ljpc.email.
• Poort: 465 met SSL/TLS, of 587 met STARTTLS.
• Authenticatie: aan. De uitgaande server vraagt dezelfde gebruikersnaam (je volledige e-mailadres) en hetzelfde wachtwoord als de inkomende server.

De meestgemaakte fout is dat de authenticatie voor uitgaande post uitstaat. Zonder authenticatie weigert de server je bericht, want anders zou iedereen ongevraagd via de server kunnen versturen.

Lukt het nog steeds niet? Sommige netwerken en providers blokkeren poort 25 en soms ook 587 om spam tegen te gaan. Poort 25 is bedoeld voor verkeer tussen mailservers onderling, niet voor het versturen vanuit je programma. Gebruik daarom 465 of 587, of test via de webmail om te zien of het aan je netwerk ligt.

Twijfel je over een instelling? In onze uitleg over e-mail instellen op je telefoon en computer staan alle serveradressen en poorten op een rij.

Je ontvangt geen e-mail

Komt er niets binnen, loop dan deze drie oorzaken af: de MX-records, de mailbox zelf en het spamfilter.

Controleer de MX-records

MX-records vertellen de rest van de wereld welke server de e-mail voor jouw domein ontvangt. Wijzen ze naar de verkeerde plek, bijvoorbeeld nog naar je vorige provider of naar een e-maildienst die je niet meer gebruikt, dan komt inkomende mail niet bij LJPc aan. Draait je mail bij LJPc, dan stelt Plesk de juiste MX-records automatisch in. Je ziet de actuele waarde terug in Plesk onder DNS-instellingen (DNS Settings) of via een DNS-controle. Meer achtergrond lees je in onze uitleg over het MX-record.

Bestaat de mailbox nog?

Controleer of het e-mailadres precies goed gespeld is en of de mailbox nog bestaat. Een verwijderde of hernoemde mailbox weigert nieuwe berichten. Je beheert je adressen in het klantenportaal of in Plesk. Zie ook onze uitleg over een e-mailadres aanmaken in Plesk.

Staat het bericht in het spamfilter?

Heb je een spamfilter actief, dan kan een bericht in de quarantaine belanden in plaats van in je inbox. Bekijk de quarantaine, geef de afzender vrij en zet die eventueel op je allowlist (lijst met veilige afzenders), zodat het de volgende keer meteen doorkomt. Controleer ook de map Ongewenst of Spam in je e-mailprogramma.

Je e-mail komt bij de ontvanger in de spam

Belandt je uitgaande mail bij de ontvanger in de spam, dan twijfelt de ontvangende server aan de echtheid van je bericht. De drie DNS-records die dat bepalen zijn SPF, DKIM en DMARC. Zijn ze niet of niet goed ingesteld, dan oordelen filters strenger.

• SPF: publiceer een TXT-record dat de mailservers van LJPc toestaat. Voor LJPc-mail is dat v=spf1 include:_spf.ljpc.network -all. Meer hierover lees je in onze uitleg over het SPF-record.
• DKIM: zet DKIM aan in Plesk via het tabblad Mail (E-mail) en Mailinstellingen (Mail Settings). Plesk maakt dan automatisch de sleutel aan en publiceert het bijbehorende TXT-record. Lees meer over DKIM.
• DMARC: voeg een TXT-record toe op _dmarc en begin met v=DMARC1; p=none; om mee te kijken. Werkt alles goed, verscherp dan stapsgewijs naar quarantine of reject. Zie onze uitleg over DMARC.

Staan SPF, DKIM en DMARC goed en belandt je mail nog steeds in de spam, controleer dan of het verzendende IP-adres op een blocklist (blacklist) staat. Bij gedeelde hosting deel je het uitgaande IP-adres met andere klanten en beheert LJPc dat adres. Kom je een vermelding tegen, neem dan contact op met support zodat wij de verwijdering kunnen regelen. Houd je berichten verder zakelijk en vermijd typische spamkenmerken, zoals veel hoofdletters, een misleidend onderwerp of alleen een grote afbeelding zonder tekst.

Foutmelding: mailbox vol

De melding mailbox vol of quota exceeded betekent dat er geen ruimte meer is om berichten op te slaan. Belangrijk is de vraag wie er precies vol zit.

Krijg je deze melding bij het ontvangen, dan zit jouw opslag vol. LJPc hanteert geen harde limiet per mailbox, maar al je mailboxen, websitebestanden en databases delen samen de opslag van je hostingpakket (5, 20 of 50 GB). Zit het pakket vol, dan kan er geen mail meer bij.

Controleer je verbruik in Plesk. Op de startpagina en onder Statistieken (Statistics) zie je hoeveel schijfruimte je gebruikt. Maak ruimte vrij door grote of oude berichten te verwijderen, leeg de mappen Prullenbak en Spam, of kies een groter pakket als je structureel meer nodig hebt.

Zie je mailbox vol juist bij het verzenden, dan zit de mailbox van de ontvanger vol. Dat kun je zelf niet oplossen: wacht even en probeer het later opnieuw, of laat de ontvanger langs een andere weg weten dat zijn mailbox vol zit.

Bijlagen worden geblokkeerd of komen niet aan

Bijlagen lopen op twee dingen vast: de grootte van het bericht en het type bestand.

Bericht te groot

Elke mailserver hanteert een maximale berichtgrootte, inclusief bijlagen. Zowel de server van de afzender als die van de ontvanger legt een grens op, en de laagste van de twee geldt. In de praktijk zit die grens bij veel diensten rond de 20 tot 25 MB per bericht.

Let op: een bijlage wordt voor verzending gecodeerd, waardoor die ongeveer een derde groter wordt. Een bestand van 20 MB weegt onderweg dus al snel zo'n 27 MB. Reken daarom op ruwweg driekwart van de limiet aan echte bestandsgrootte. Voor grotere bestanden gebruik je beter een downloadlink of een clouddienst en verstuur je alleen de link.

Geblokkeerd bestandstype

Uitvoerbare bestanden en scripts, zoals .exe, .bat, .cmd, .js en .vbs, worden om veiligheidsredenen tegengehouden door het virus- en spamfilter, ook als ze in een .zip zitten. Hernoemen helpt niet en is af te raden. Moet je zo'n bestand toch delen, zet het dan op een beveiligde downloadlocatie en stuur de link.

E-mail komt niet aan bij een specifieke ontvanger

Komt je mail overal aan, behalve bij een persoon of een domein, dan ligt het meestal aan de ontvangende kant. Werk deze stappen af:

1. Lees de bounce. Krijg je een automatisch retourbericht, dan staat daarin een reden en vaak een foutcode. Die tekst is je beste aanwijzing.
2. Controleer het adres op een typefout.
3. Vraag de ontvanger om jouw adres op de allowlist (veilige afzenders) te zetten. Soms houdt het spamfilter van de ontvanger je tegen.
4. Verstuur een test vanuit de webmail. Komt die wel aan, dan zit het in je e-mailprogramma.

Blijft het misgaan naar dat ene adres, verzamel dan de bounce, het tijdstip en het ontvangende domein en neem contact op met support. Wij kunnen in de maillogs zien wat er bij de aflevering gebeurt.

Snel overzicht

Kom je er niet uit? Neem gerust contact op met support, dan helpen we je verder.