Mail van een nieuw domein komt in de spam: zo bouw je vertrouwen op

Je hebt een nieuwe domeinnaam, je mailbox werkt en SPF, DKIM en DMARC staan goed. Toch komen je eerste mails bij Gmail of Outlook in de map Spam of Ongewenste e-mail terecht. Bij een nieuw domein komt dat vaak voor: de grote mailproviders kennen je domein nog niet en zijn daarom voorzichtig. In dit artikel lees je hoe zo'n spamfilter beslist, hoe je controleert dat de techniek echt in orde is en wat je zelf doet om in een paar weken vertrouwen op te bouwen.

Waarom mail van een nieuw domein in de spam komt

Gmail en Outlook beslissen per bericht of het in de inbox of in de spam komt. Daarbij kijken ze naar drie dingen:

SPF, DKIM en DMARC zijn de toegangspoort: zonder die drie wordt je mail vaak geweigerd of als spam gezien. Ze bewijzen wie de afzender is, maar zeggen nog niets over de vraag of ontvangers je mail willen hebben. Dat leert een filter uit de afzenderreputatie van je domein. Openen, beantwoorden en een afzender aan je contacten toevoegen tellen positief mee. Een bericht als spam markeren telt negatief mee.

Een domein van een paar dagen of weken oud heeft nog geen geschiedenis. Spamfilters zijn voorzichtig met onbekende domeinen, omdat spammers vaak een nieuw domein registreren, er een paar dagen mee mailen en het daarna laten vallen. Je mail is dus technisch in orde, maar het filter weet nog niet of het je kan vertrouwen.

Korte testberichten maken dat extra lastig. Een mail met als onderwerp "test", één regel tekst en geen handtekening, verstuurd naar een adres dat je domein nog nooit eerder mailde, lijkt voor een filter op een proefbericht van een spammer. Daarom komen juist de eerste testmails naar je eigen Gmail- of Outlook-adres vaak in de spam terecht.

Controleer eerst of SPF, DKIM en DMARC echt slagen

Aan je reputatie werken heeft pas zin als de techniek klopt. Met hosting bij LJPc en de DNS van je domein bij ons zetten we het SPF-record, DKIM en DMARC standaard voor je klaar. Staat de DNS van je domein bij een andere partij, dan horen de records daar te staan; hoe je dat regelt, lees je in Domein bij een andere provider? Zo stel je de DNS in voor LJPc hosting.

Of de controle slaagt, zie je in een bericht dat is aangekomen, ook als het in de spam staat:

1. Open het bericht in Gmail op je computer, klik naast Beantwoorden op Meer (de drie puntjes) en kies Origineel tonen.
2. Bovenaan staat de uitslag van SPF, DKIM en DMARC. Staat bij alle drie PASS, dan is je mail aantoonbaar van jouw domein en ligt het aan de reputatie. Lees dan verder in de volgende paragraaf.
3. Gebruik je Outlook.com, open dan bij het bericht het menu met de drie puntjes en bekijk de berichtdetails. Zoek in de regel Authentication-Results naar spf=pass, dkim=pass en dmarc=pass.

Staat er FAIL of ontbreekt een van de drie, dan zit het probleem in de techniek en helpt reputatie opbouwen niet. Kijk dan in E-mailproblemen oplossen bij het onderdeel over mail die in de spam komt, en gaat het om mail van je website, in Mail van je websiteformulier komt niet aan. Een score met uitleg per onderdeel krijg je met mail-tester.com: stuur een bericht naar het tijdelijke adres dat de site toont, met een onderwerp en een paar zinnen tekst, zoals je normaal mailt.

Laat je DMARC-record op p=quarantine staan. Het beleid zegt wat ontvangers doen met mail die de controle niet doorstaat; jouw mail doorstaat die al. Een strenger beleid laat juist zien dat je je domein goed beschermt.

Zo bouw je vertrouwen op

Laat ontvangers je mail als goed markeren

De sterkste signalen komen van de mensen die je mailt. Haal een bericht dat in de spam staat er altijd uit, ook een testmail aan jezelf, en vraag je eerste ontvangers hetzelfde te doen:

• Gmail: open de map Spam (in het menu links onder Meer), vink het bericht aan en klik bovenaan op Geen spam. Zet het adres daarna in Google Contacten: mail van contacten zet Gmail niet in de spam.
• Outlook.com: open de map Ongewenste e-mail, selecteer het bericht en markeer het als geen ongewenste e-mail. Zet het adres of je hele domein daarna bij Instellingen, E-mail, Ongewenste e-mail onder Veilige afzenders en domeinen.

Een antwoord op je mail is ook een sterk signaal: een gesprek dat heen en weer gaat, laat zien dat je mail gewenst is.

Begin met mensen die je mail verwachten

Mail de eerste weken vooral klanten, leveranciers, collega's en bekenden. Zij openen je berichten en antwoorden, en dat bouwt de reputatie van je domein het snelst op. Begin met een klein aantal berichten per dag en verhoog dat rustig. Google raadt dat zelf aan: begin met een laag volume naar betrokken ontvangers en voorkom plotselinge pieken.

Schrijf echte berichten, ook als je test

• Een duidelijk onderwerp en een paar zinnen echte tekst, in plaats van "test" met een lege mail.
• Een handtekening met je naam, je bedrijf en je website op hetzelfde domein als je e-mailadres.
• Links naar je eigen website. Linkverkorters en veel links naar andere domeinen maken een filter argwanend.
• Tekst naast je afbeeldingen, zodat je bericht ook zonder plaatjes te lezen is. Houd het onderwerp rustig, zonder hoofdletters of rijen uitroeptekens.
• Bijlagen vooral in een gesprek waarin de ontvanger ze verwacht.

Verstuur alles netjes vanaf je eigen domein

Mail vanaf een vast adres met een vaste afzendernaam, via je mailbox bij LJPc in de webmail of in je mailprogramma met ljpc.email als uitgaande server. Verstuurt een andere dienst ook mail namens je domein, zoals je boekhoudpakket, je webshop of een nieuwsbriefdienst, stel daar dan DKIM in voor je domein en voeg de dienst toe aan je bestaande SPF-record. Hoe dat gaat, lees je in DNS-records van een externe dienst toevoegen. Zo slaagt alle mail van je domein voor de controle en bouwt elke verzonden mail aan dezelfde reputatie.

Geef het een paar weken

Met normaal mailen naar mensen die je kennen, is je domein meestal binnen een paar weken bekend bij de grote mailproviders. Hoe meer ontvangers je mail openen, beantwoorden en uit de spam halen, hoe sneller dat gaat.

Zo houd je de opbouw op koers

• Wacht met een nieuwsbrief aan je hele adresbestand. Veel mail tegelijk van een onbekend domein lijkt precies op wat spammers doen. Bouw eerst een paar weken reputatie op met je dagelijkse mail en verstuur een nieuwsbrief daarna via een nieuwsbriefdienst.
• Mail alleen mensen die je mail willen ontvangen. Gekochte of oude adreslijsten leveren meer spammeldingen en onbestaande adressen op, en beide kosten reputatie.
• Pas het bestaande SPF-record aan in plaats van een tweede toe te voegen. Twee SPF-records maken SPF ongeldig, en dan faalt de controle juist.

Verstuur je veel mail of nieuwsbrieven?

Gmail en Outlook stellen extra eisen aan afzenders die meer dan 5.000 berichten per dag naar hun gebruikers sturen. Dan zijn SPF, DKIM en DMARC alle drie verplicht (bij LJPc staan ze standaard klaar). Gmail vraagt bij marketingmail en nieuwsbrieven daarnaast om een afmeldlink waarmee de ontvanger zich met één klik afmeldt, en om een spampercentage onder de 0,3 procent; Google raadt aan onder de 0,1 procent te blijven. Een mailbox is niet bedoeld voor zulke aantallen: er geldt een verzendlimiet. Verstuur nieuwsbrieven daarom via een nieuwsbriefdienst en stel daar DKIM in voor je eigen domein.

Stuur je elke dag veel mail naar Gmail-adressen, dan laat Google Postmaster Tools zien of je domein aan de eisen van Gmail voldoet en hoeveel ontvangers je mail als spam markeren. Je bevestigt daar dat het domein van jou is met een TXT-record. Google toont vooral gegevens bij grote aantallen; bij een paar mails per dag zie je er weinig.

Wanneer ligt het aan iets anders?

• Je krijgt een foutmelding terug. Weigert de ontvanger je bericht, dan ontvang je een bounce met een foutcode in plaats van een mail in de spam. Die code wijst de oorzaak aan; zie Foutmeldingen in je mailprogramma oplossen.
• Na een paar weken normaal mailen komt je mail nog steeds in de spam, terwijl SPF, DKIM en DMARC op PASS staan. Maak dan een ticket aan in het klantenportaal via portal.ljpc.nl/tickets/new, met het adres van de ontvanger en het tijdstip van een bericht. Wij kijken dan of een van onze uitgaande mailservers op een blocklist staat en regelen zo nodig de verwijdering. Werk je met een subaccount, dan heb je daarvoor het recht Create tickets nodig; de hoofdgebruiker geeft je dat bij Mijn account, op het tabblad Subaccounts.
• Je ontvangt zelf veel spam of mist je juist een binnenkomende mail: lees dan Spam markeren en mail terughalen uit de quarantaine.

Wat LJPc voor je regelt

Met hosting bij LJPc en de DNS van je domein bij ons staan SPF, DKIM en DMARC vanaf de eerste dag goed. Je uitgaande mail wordt ondertekend met DKIM en gaat via onze uitgaande mailservers, die een eigen PTR-record hebben. Je domein begint zo met een complete technische basis, en met je eigen mail bouw je daar in een paar weken de reputatie bovenop.