Spam in je inbox: markeren als spam en mail terughalen uit de quarantaine

Komt er spam in je inbox, markeer het bericht dan als spam in plaats van het alleen te verwijderen. Het verhuist naar de map Spam en je mailprogramma herkent zulke mail daarna beter. Verdachte mail houdt het spamfilter van LJPc hosting al vóór je mailbox tegen in een quarantaine: mis je daardoor een echt bericht, vraag het dan binnen 7 dagen aan support, dan leveren we het alsnog af. Met het premium spamfilter beheer je die quarantaine zelf, tot 90 dagen terug.

Hoe het spamfilter van LJPc hosting werkt

Staat je e-mail bij LJPc hosting, dan komt alle inkomende mail eerst binnen op ons spamfilter (de servers achter het MX-record van je domein). Pas daarna gaat een bericht naar je mailbox. Het filter controleert elk bericht in een paar stappen:

1. Aan de voordeur. Mail van een server die op meerdere bekende zwarte lijsten staat, of van een afzenderdomein dat niet bestaat, weigert het filter meteen. De afzender krijgt dan een foutmelding terug.
2. Virussen en gevaarlijke bijlagen. Berichten met een virus gaan naar de quarantaine, gevaarlijke bijlagen zoals programmabestanden haalt het filter uit het bericht.
3. Een spamscore per bericht. Het filter weegt honderden kenmerken: de inhoud, de links, de reputatie van de verzendende server en of de afzender met SPF, DKIM en DMARC kan aantonen dat hij echt is. Komt de score boven de grens, dan gaat het bericht naar de quarantaine. Daaronder komt het in je inbox.

De spamregels werken we automatisch bij, en zien we een nieuwe spamgolf langskomen, dan zetten we daar eigen regels tegen in. Het filter staat standaard voor je aan.

Spam in je inbox: markeer het als spam

Glipt er toch spam door, markeer het bericht dan als spam. Dat heeft drie voordelen boven verwijderen:

• Het bericht verdwijnt meteen uit je inbox naar de map Spam van je mailbox. Daar vind je het terug als je je vergist.
• Programma's met een eigen spamfilter, zoals Apple Mail en Thunderbird, leren van wat je markeert en zetten vergelijkbare mail daarna zelf in de map Spam.
• Je blijft weg van de links en van "afmelden". Bij duidelijke spam bevestigt afmelden alleen dat je adres actief is. Afmelden doe je bij nieuwsbrieven waarvoor je je ooit zelf hebt ingeschreven.

Zo markeer je een bericht als spam in de meest gebruikte programma's:

Wat je markeert, blijft in je mailbox en in je mailprogramma: het bericht staat in de map Spam en je programma leert ervan. Het spamfilter op onze servers beoordeelt de mail voor je domein met regels die voor alle klanten gelden. Wil je dat jouw markeringen ook het filter zelf verfijnen, dan doe je dat met het premium spamfilter: daar markeer je in het klantenportaal, en dat weegt het filter mee bij volgende berichten van die afzender.

Lijkt een bericht op een poging om je wachtwoord of betaalgegevens te ontfutselen? Lees dan in e-mailbeveiliging hoe je phishing herkent en je domein beschermt.

Waarom houdt het filter soms echte mail tegen?

Het filter beoordeelt elk bericht op zijn kenmerken. Echte mail kan daardoor op spam lijken. Dat gebeurt het vaakst bij:

• mail die automatisch wordt verstuurd, zoals facturen of herinneringen uit een boekhoud- of factuurprogramma, vaak met een bijlage;
• berichten die alleen uit HTML bestaan, zonder tekstversie;
• afzenders waarvan SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of niet klopt;
• mail vanaf een verzendserver met een slechte reputatie, bijvoorbeeld omdat andere gebruikers van die server spam versturen.

Omdat elk bericht een eigen score krijgt, kan het gebeuren dat het filter van dezelfde afzender het ene bericht doorlaat en het andere tegenhoudt. Een iets ander onderwerp, een extra link of een andere verzendserver kan net het verschil maken.

Wat helpt bij een vaste afzender wiens mail vaker in de quarantaine belandt:

• De afzender zet SPF, DKIM en DMARC voor zijn domein goed en verstuurt naast HTML ook een tekstversie. Dat verbetert de aflevering van zijn mail bij iedereen, niet alleen bij jou.
• Jij meldt het bij support met een voorbeeld (afzender, datum en tijd). Dan kijken we waarom die mail werd tegengehouden en wat ervoor nodig is om hem voortaan door te laten.
• Met het premium spamfilter zet je het domein van die afzender zelf op de lijst met toegestane afzenders.

Mis je een bericht? Zo vind je het terug

1. Kijk in de map Spam van je mailbox, op al je apparaten en in de webmail. Gebruik je Outlook, kijk dan ook in Ongewenste e-mail: Outlook heeft een eigen filter dat mail daarheen kan verplaatsen. Zoek daarnaast in alle mappen op de afzender, want ook een regel in je mailprogramma kan een bericht verplaatsen.
2. Vraag de afzender of hij een foutmelding terugkreeg. Zo ja, dan is het bericht aan de voordeur geweigerd of ergens anders misgegaan. De foutmelding vertelt waarom; in e-mailproblemen oplossen lees je wat de meest voorkomende meldingen betekenen.
3. Kreeg de afzender geen foutmelding, neem dan binnen 7 dagen contact op met support. Geef het e-mailadres van de afzender, jouw e-mailadres, de datum en de tijd ongeveer en, als je het weet, het onderwerp. Wij zoeken het bericht op in de quarantaine en staat het daar, dan leveren we het alsnog af. Na 7 dagen ruimt de quarantaine een bericht automatisch op; vraag de afzender dan om het opnieuw te sturen.
4. Heb je het premium spamfilter, open dan in het klantenportaal Diensten > Spamfilter, kies je domein, ga naar het tabblad Quarantaine en klik bij het bericht op Vrijgeven.

Support bereik je via een supportticket in het klantenportaal, via support@ljpc.nl of op 085 130 6429. Een bericht in de quarantaine merkt de afzender niet: voor hem is zijn mail verstuurd. Vraag het dus ook na als hij niets terugkreeg.

Hoe lang bewaart de quarantaine je mail?

Dat hangt af van je spamfilter. Het standaardfilter zit bij je e-mail inbegrepen; het premium spamfilter neem je per domein af.

Krijg je veel spam, of wil je tegengehouden mail van leveranciers en klanten zelf kunnen terughalen, dan past het premium spamfilter. Hoe het werkt, wat je in het portaal kunt en hoe je het aanvraagt, lees je in premium spamfilter.

Spam via het contactformulier van je website

Komt de spam binnen via het contactformulier op je website, dan verstuurt je eigen website die mail naar jou. Voor een spamfilter lijkt zo'n bericht daardoor op een echte formulierinzending. Je houdt deze spam het best tegen bij het formulier zelf:

• Voeg een controle tegen bots toe, zoals Cloudflare Turnstile, Google reCAPTCHA of hCaptcha. De meeste formulierplugins voor WordPress ondersteunen er een of meer.
• Komt er met een onzichtbare controle nog steeds spam door, kies dan een zichtbare variant waarbij de bezoeker een vinkje zet, of zet de drempel strenger. Een onzichtbare controle geeft elke inzending een score en laat twijfelgevallen door; een zichtbaar vinkje of een strengere drempel houdt meer bots tegen.
• Gebruik een honeypot: een verborgen veld dat mensen niet zien en bots wel invullen. Veel formulierplugins hebben die optie ingebouwd.

Heeft een webbouwer je website gemaakt, vraag dan of die de controle voor je instelt.