‘Van uren handmatig werk naar alles geregeld met een paar klikken’

Veel ondernemers herkennen het wel: de agenda zit vol, het werk stapelt zich op en ondertussen ben je veel tijd kwijt aan terugkerende administratieve taken. Niet omdat het anders moet, maar omdat het nu eenmaal zo gegroeid is.

Voor Duco, eigenaar van My Events, was dat jarenlang de realiteit. Met een evenementenbedrijf waarin onder meer events, festivalvervoer, partyboten, catering, touringcarvervoer en kerstpakketten samenkomen, is er altijd genoeg te regelen. Juist daarom zoekt hij continu naar manieren om slimmer te werken. “Als het slimmer en makkelijker kan, dan is dat altijd welkom.”

Een website die niet meer paste bij de ambities

Een paar jaar geleden besloot Duco zijn label Partyshuttle los te trekken van My Events. Festivalvervoer vraagt namelijk om een heel andere uitstraling, dan de zakelijke markt waarop My Events zich steeds meer richt.

Dat betekende niet alleen een nieuwe website, maar ook een kans om kritisch naar alle processen achter de schermen te kijken. Want daar zat de grootste uitdaging. Voor iedere rit moest hij passagierslijsten samenstellen, Excelbestanden aanpassen, e-mails versturen, reisinformatie maken en chauffeurs voorzien van de juiste documenten. Allemaal handmatig.

Dat kostte niet alleen veel tijd, maar maakte het bedrijf ook minder schaalbaar.

Niet nóg een ICT’er die alleen techniek begrijpt

Duco had in het verleden al vaker met webbouwers en ICT-partijen gewerkt. Technisch waren die vaak prima, maar de communicatie bleek regelmatig een struikelblok. “Sommigen blijven in hun eigen ICT-taal hangen. Dan snap ik hen niet en zij begrijpen mijn praktijk ook niet.”

De optimalisaties voor Partyshuttle waar naar werd gezocht, vergde automatisering en codering binnen de website die niet elke ICT’er aanbiedt. Hierdoor kwam hij via zijn ontwerper Kim in contact met Lars van LJPc.

Tijdens de eerste gesprekken merkte Duco dat er een klik was. LJPc begreep de inhoud, waardoor direct werd meegedacht in de oplossingen. De juiste vragen werden gesteld en daarmee werd er richting gegeven aan de gesprekken. De ideeën waren goed, en door de toevoegingen van LJPc werden die nog beter. Dit resulteerde in nog betere oplossingen voor de website van Partyshuttle.

Eerst het proces begrijpen, daarna automatiseren

In plaats van direct te bouwen, begon het traject met meerdere intakegesprekken. Duco werkte zijn volledige werkwijze uit, zodat elk proces helder werd, voordat er ontwikkeld werd. “Als je iemand met een verkeerde opdracht wegstuurt, krijg je ook een verkeerd antwoord terug.”

Op basis daarvan ontwikkelde LJPc niet alleen een nieuwe website, maar ook een maatwerkplug-in die volledig aansluit op de dagelijkse werkzaamheden van Partyshuttle. Waar voorheen losse systemen en handmatige acties nodig waren, lopen processen nu automatisch in elkaar over:

Passagierslijsten worden automatisch opgebouwd.
Chauffeurs ontvangen hun routes digitaal.
Klanten krijgen automatisch hun reisinformatie, opstaplocatie en huisregels toegestuurd.

Tijdens de ontwikkeling hield Lars het contact persoonlijk en overzichtelijk. Nieuwe functies werden niet alleen opgeleverd, maar ook uitgelegd met video’s, zodat Duco direct wist hoe hij ermee kon werken.

Meer tijd, meer overzicht en ruimte om te groeien

De grootste winst zit niet alleen in de automatisering zelf, maar vooral in de tijd die daardoor vrijkomt. Waar voorheen verschillende handmatige stappen nodig waren, is het proces nu teruggebracht tot een paar klikken.

Er is nu minder administratie werk en minder kans op fouten. Naast een professionele dienstverlening richting de klanten, is het hele proces ook versneld. Hierdoor ontstaat er meer capaciteit om te groeien, zonder dat de werkdruk toeneemt.

Goede automatisering begint niet bij techniek

Volgens Duco laat dit traject vooral zien dat automatiseren veel verder gaat dan software bouwen. De techniek is belangrijk, maar pas waardevol als iemand eerst begrijpt hoe een bedrijf écht werkt. Juist dat onderscheid maakte voor hem het verschil.

Op zoek naar meer rust in je processen?

Voor Duco zit de grootste meerwaarde van de samenwerking met LJPc niet alleen in de automatisering. Juist de manier waarop Lars samenwerkt, maakt voor hem het verschil.

De combinatie van meedenken, duidelijke communicatie en snel schakelen zorgde ervoor dat er niet alleen een oplossing werd gebouwd, maar een systeem dat daadwerkelijk bij zijn onderneming past. “De automatisering, het meedenken en de snelheid... daar ben ik echt positief door verrast.”